Diktiergerät-App: kostenlose Apps und wann Hardware besser ist

Für die meisten Aufnahmen brauchen Sie keine neue App. iPhone, Samsung- und Pixel-Geräte bieten eine integrierte Sprachaufnahme App, die kostenlos ist und für Sprachnotizen, Vorlesungen und kurze Besprechungen ausreicht. Eine zusätzliche Diktiergerät-App lohnt sich, wenn Sie ein Transkript mit Sprecherzuordnung oder eine Zusammenfassung brauchen. Und es gibt vier Situationen, in denen keine App weiterhilft, egal wie gut sie ist. Dieser Überblick zeigt zuerst die kostenlosen Optionen, dann die KI-Apps, und danach die Grenze, an der ein eigenes Gerät die sinnvollere Wahl ist.

Was eine Diktiergerät-App leisten kann und was nicht

Eine App für das Diktiergerät am Smartphone deckt drei Aufgaben ab: aufnehmen, ablegen und im besten Fall verschriften. Was sie nicht ändern kann, ist die Hardware, auf der sie läuft.

Das Mikrofon Ihres Telefons ist für Telefonie ausgelegt, also für eine Stimme im Nahfeld. Es unterdrückt Umgebungsgeräusche, was beim Telefonieren hilft und bei einer Raumaufnahme schadet, weil es auch weiter entfernte Stimmen dämpft. Dazu kommt: Solange die App aufnimmt, ist das Telefon gebunden.

Für die Auswahl heißt das, drei Fragen vorab zu klären. Nehmen Sie sich selbst auf oder eine Gruppe? Brauchen Sie am Ende eine Audiodatei oder einen Text? Und muss die Aufnahme rechtssicher dokumentiert und später gelöscht werden? Aus den Antworten ergibt sich, ob eine kostenlose App genügt.

Kostenlose Diktiergerät-Apps für iPhone und Android

Die beste kostenlose Diktiergerät-App ist meist die, die schon auf Ihrem Gerät ist. Alle drei großen Plattformen liefern eine Aufnahmefunktion mit, zwei davon sogar mit Transkription.

Sprachmemos auf dem iPhone

Sprachmemos liegt im Ordner Dienstprogramme und nimmt unbegrenzt auf. Seit iOS 18 erzeugt die App zusätzlich ein Transkript, direkt auf dem Gerät und ohne Upload.

Drei Bedingungen sind dabei wichtig. Die Funktion setzt ein iPhone 12 oder neuer voraus. Deutsch steht auf der Liste der unterstützten Sprachen. Die Verfügbarkeit kann je nach Land und Region abweichen. Das Transkript erscheint als durchgehender Textblock, es gibt keine Sprecherzuordnung und keine Zusammenfassung. Für die Dokumentation von Ideen reicht das, für ein Besprechungsprotokoll ist es der Anfang. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Beitrag zur Diktierfunktion auf dem iPhone.

Sprachaufnahme auf Samsung-Geräten

Samsung-Smartphones bringen die App Sprachaufnahme mit, die neben der normalen Aufnahme einen Modus für Sprache-zu-Text anbietet. Sie ist damit die naheliegendste Wahl auf Galaxy-Geräten, und Sie finden sie über die Suche im App-Drawer. Wie Sie sie einrichten, steht in unserer Anleitung zur Diktierfunktion auf Samsung-Geräten.

Google Rekorder auf Pixel-Geräten

Google Rekorder transkribiert live, während Sie aufnehmen, und macht die Aufnahmen anschließend nach Wörtern durchsuchbar. Das ist die stärkste integrierte Lösung von Android, hat aber eine harte Einschränkung: Die App ist für Pixel-Geräte gedacht. Auf anderen Android-Telefonen ist sie in der Regel nicht verfügbar. Was dort geht, beschreibt unser Beitrag zur Diktierfunktion unter Android.

Apps von Drittanbietern

Reicht diese Lösung nicht, sind drei Namen in deutschen Empfehlungslisten regelmäßig vertreten. Smart Voice Recorder für Android hat eine einfache Oberfläche und schneidet Stille automatisch heraus. Dolby On gibt es für beide Systeme und legt den Schwerpunkt auf Klangbearbeitung, was für Musik und Umgebungston interessant ist. Dictaphone für das iPhone zielt auf klassisches Diktieren mit Ordnerstruktur.

Prüfen Sie bei allen kostenlosen Apps zwei Punkte, bevor Sie sich einarbeiten. Was passiert mit den Aufnahmen, wenn Sie das Handy wechseln? Und finanziert sich die App über Werbung oder über Ihre Daten?

Apps mit KI-Transkription

Sobald Sie regelmäßig Text statt Audio brauchen, kommen Dienste ins Spiel, die Aufnahmen verschriften und zusammenfassen. Notta ist im deutschen Markt der bekannteste Anbieter dieser Art, daneben gibt es eine Reihe ähnlicher Dienste.

Das Preismodell ist bei fast allen gleich aufgebaut. Es gibt einen kostenlosen Plan mit einem monatlichen Minutenkontingent, und die Funktionen, die ein Protokoll erst nutzbar machen, liegen im kostenpflichtigen Plan. Konkret sind das Sprecherzuordnung, Zusammenfassungen und der Export in bearbeitbare Formate.

Rechnen Sie deshalb in Minuten, nicht in Monatspreisen. Zwei Besprechungen pro Woche zu 45 Minuten sind rund 360 Minuten im Monat. Damit sind die meisten Gratiskontingente ausgeschöpft, und die Frage ist nicht mehr, ob Sie zahlen, sondern wofür. Wie ein solcher Ablauf aussieht, zeigt unser Beitrag dazu, wie die KI-Transkription arbeitet.

Vorhandene Aufnahmen am Computer zu Text umwandeln

Wenn die Aufnahme schon existiert, brauchen Sie keine Aufnahme-App mehr, sondern eine App, die das Gesagte verschriftlicht. Am Rechner geht das teilweise sogar ohne Cloud.

Zwei Werkzeuge sind dafür verbreitet. MacWhisper verschriftlicht auf dem Mac lokal und unterstützt automatische Ordnerüberwachungen (sogenannte „Watch Folder“): Sie legen eine Audiodatei einfach in einen festgelegten Ordner, und das Programm verarbeitet sie automatisch im Hintergrund, ohne dass Sie sie manuell importieren müssen. Das eignet sich besonders für wiederkehrende Abläufe. noScribe ist Open Source und exportiert in Formate für die qualitative Forschung. Beide setzen etwas Einarbeitung voraus, dafür verlassen die Dateien Ihren Desktop nicht. Für Aufnahmen, die schon im Handy sind, hilft unser Beitrag dazu, wie Sie Audio auf dem iPhone verschriften.

Wo jede App an ihre Grenzen stößt

Vier Grenzen liegen in der Hardware und nicht in der Software. Keine App löst sie, unabhängig vom Preis.

Anrufe. Auf dem iPhone kann keine App ein normales Telefongespräch mitschneiden: Apple gibt den Zugriff auf die Gesprächsaudio des Systems grundsätzlich nicht frei. Wer Kundengespräche dokumentieren muss, kommt mit einer App allein nicht ans Ziel.

Das Telefon ist belegt. Während der Aufnahme sollten Sie die App im Vordergrund lassen und das Gerät nicht sperren. Ein Anruf, eine Terminerinnerung oder ein leerer Akku beendet die Aufnahme. Bei einer Verschriftung auf dem Gerät kommt Rechenlast dazu, die den Akku zusätzlich belastet.

Reichweite im Raum. Telefonmikrofone sind auf Gespräche in der Nähe des Gerätes optimiert. Am Tisch funktioniert das, in einem Besprechungsraum mit acht Personen wird die Person am anderen Ende des Tisches kaum noch hörbar sein. Auch ein schlechtes Signal wird durch keine Transkription besser.

Die Situation im Raum. Ein Smartphone, das mit laufendem Display in der Tischmitte liegt, verändert das Gespräch. Dazu kommt, dass Sie das Handy nicht mehr für Notizen oder Kalender nutzen können.

Für Sprachnotizen und Vorlesungen fallen diese vier Punkte kaum ins Gewicht. Für Kundentermine, Besprechungen mit mehreren Beteiligten und Anrufe fallen sie alle gleichzeitig an. Genau an dieser Stelle ist ein eigenes Gerät die einfachere Antwort.

Plaud Note Pro: ein Gerät statt einer App

Das Plaud Note Pro ist ein physisches KI-Notizgerät, das die vier Grenzen aus dem letzten Abschnitt adressiert. Es ist 2,99 mm dünn und wiegt 30 g. Eine magnetische Hülle hält es auf der Rückseite Ihres Telefons befestigt, ohne das Smartphone während der Aufnahme zu belegen.

Anrufe und Termine im gleichen Gerät. Die intelligente Dual-Modus-Aufnahme erkennt selbst, ob ein Anruf oder ein Gespräch vor Ort läuft, und schaltet um. Sie müssen also keinen Modus setzen und keinen falsch gesetzten Modus bemerken.

Aufnahme im Raum. Vier MEMS-Mikrofone und eine separate Sprachsensorik arbeiten mit Beamforming-Technologie und erfassen Stimmen bis zu 5 Meter weit. Der Unterschied zum Telefonmikrofon liegt in der Richtwirkung: Das Gerät gewichtet Sprache aus dem Raum, statt alles gleichmäßig einzusammeln. Das entscheidet später darüber, ob das Transkript brauchbar ist.

Laufzeit statt Akkusorgen. Der 500-mAh-Akku nimmt im erweiterten Modus bis zu 30 Stunden auf, im Ausdauermodus bis zu 50 Stunden, bei 60 Tagen Standby. Sie laden das Gerät also nicht vor einem Termin, sondern etwa einmal im Monat. Die 64 GB interner Speicher reichen dabei für die Aufnahmen mehrerer Wochen.

Vom Gespräch zum Dokument. Die KI-Transkription in 112 Sprachen ordnet Aussagen einzelnen Sprechern zu und arbeitet mit Branchenglossaren für Medizin, Recht und Finanzen. Aus dem Transkript entstehen Zusammenfassung und Aufgabenliste, und über Ask Plaud stellen Sie Rückfragen zum Inhalt. Online-Besprechungen deckt Plaud Desktop ab, das Meetings ohne Bots erfasst, sodass Termine vor Ort, Anrufe und Videokonferenzen im gleichen Workspace landen.

Hierbei muss jedoch erwähnt werden, dass das Gerät 189,00 € kostet – es erfordert also eine Anschaffung und ist keine kostenlose App. Und der enthaltene Plaud Starter Plan umfasst 300 Minuten KI-Transkription pro Monat. Wer mehr verschriftet, braucht einen kostenpflichtigen Plan, genau wie bei den App-Anbietern weiter oben. Der Unterschied liegt nicht im Abo, sondern in der Aufnahme, die davor passiert.

Welche Lösung zu Ihrem Alltag passt

Die Entscheidung ist von drei Merkmalen abhängig. Wie viele Personen sind im Raum? Gehören Anrufe dazu? Und brauchen Sie am Ende Audio oder ein Protokoll?

Wer noch zwischen den Kategorien schwankt, findet in unserem Überblick zu KI-Diktiergeräten die Unterschiede der Geräteklassen.

Aufnahmen in Deutschland: was rechtlich gilt

In Deutschland ist das Aufzeichnen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ohne Einwilligung strafbar. § 201 des Strafgesetzbuchs stellt das unter Strafe, und zwar unabhängig davon, ob Sie eine App oder ein Gerät verwenden. Im beruflichen Umfeld gilt zusätzlich die DSGVO, denn eine Sprachaufnahme enthält personenbezogene Daten.

Einwilligung einholen

Der erste Schritt jeder Aufnahme ist die Ansage, dass aufgenommen wird.

„Bevor Sie aufnehmen, informieren Sie andere und holen Sie deren Einverständnis ein. Vielen Dank, dass Sie die Privatsphäre und lokale Gesetze respektieren.“

Praktisch heißt das: Ansage am Anfang, kurze Bestätigung aller Beteiligten, und ein Satz dazu, wofür die Aufnahme verwendet wird. Mehr dazu steht in unserem Beitrag zur Frage, ob es illegal ist, jemanden ohne Erlaubnis aufzunehmen.

Was im Unternehmen zusätzlich zählt

Drei Punkte gehören auf die Liste. Erstens die Rechtsgrundlage und die Information der Betroffenen nach Artikel 13 DSGVO. Zweitens die Beteiligung des Betriebsrats, sobald Aufnahmen im Arbeitsverhältnis anfallen. Drittens ein Löschkonzept mit fester Aufbewahrungsfrist.

Bei kostenlosen Apps ist der dritte Punkt der schwierigste, weil oft unklar bleibt, wo die Aufnahmen liegen. Plaud ist konform mit ISO 27001, dem internationalen Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme, und konform mit ISO 27701 für Datenschutzmanagement. Die Nachweise liegen im Trust Center.

Mit dem Gerät anfangen, das Sie schon haben

Testen Sie zuerst die App, die auf Ihrem Telefon vorinstalliert ist. Nehmen Sie eine echte Besprechung auf und vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihren eigenen Notizen. Fehlen Ihnen danach die weiter entfernten Stimmen, die Zuordnung der Sprecher oder die Anrufe? Dann ist die Grenze der App erreicht und nicht Ihre Geduld. Dann lohnt der Blick auf das Plaud Note Pro, am besten an einem Termin, den Sie ohnehin nachbereiten müssen.