Missverständnisse im Job sind nicht nur nervig, sondern kosten auch richtig Geld. Studien zeigen, dass allein in US-Unternehmen jährlich 1,2 Billionen Dollar durch schlechte Kommunikation verloren gehen. Wenn mehrere Rollen gleichzeitig übernommen werden und die Führungskräfte auf Wachstum fokussiert sind, ist es schwer, alle auf denselben Stand zu bringen.
Viele erfolgreiche Unternehmen setzen deshalb auf All Hands Meetings. So werden Aufgaben, Verantwortlichkeiten und die nächsten Schritte klar kommuniziert. Jeder bekommt wertvolle Infos – egal, ob er gerade am Einstieg ist oder schon länger dabei ist. Schwieriger wird es allerdings, die wichtigsten Inhalte festzuhalten, besonders wenn oft verschiedene Personen sprechen. Am Ende bleibt oft nur ein langer Text übrig. Der verwirrt eher, als dass er hilft.
Mit den richtigen Methoden kann Dein All-Hands-Meeting so gestaltet werden, dass alle profitieren. Die Inhalte lassen sich direkt umsetzen.
Was ist ein All-Hands Meeting (AHM)?
Beim All-Hands-Meeting kommen alle Kollegen zusammen. So stellst Du sicher, dass alle gleichzeitig die gleichen Infos erhalten.
Das Besondere daran: Jeder ist dabei – vom Neueinsteiger bis zur Geschäftsführung. Ein All-Hands-Meeting ist sehr wichtig. Alle treffen sich zusammen. Danach weiß jeder, was das Ziel ist. Alle wissen auch, was sie tun müssen, um das Ziel zu erreichen.
Wozu dienen All-Hands Meetings?
All-Hands-Meetings sind mehr als nur Informationsrunden. Sie haben ein paar besondere Vorteile:
- Strategische Ausrichtung. AHMs helfen dem Team, zusammenzuarbeiten. Am Ende weiß jeder, was er tun soll. Alle wissen auch, was zuerst kommt und was danach.
- Teamkultur stärken. Das Meeting gibt allen neue Energie. Alle bekommen mehr Lust zu helfen. Die Teams arbeiten besser zusammen. Jeder merkt: Sein Beitrag ist wichtig. Das macht alle fröhlich.
- Engagement der Führung zeigen. Ein AHM zeigt allen im Team, dass die Führung hinter ihnen steht – sowohl für den persönlichen Erfolg als auch für den des ganzen Unternehmens.
Was gehört auf die Agenda eines All-Hands Meetings?
Deine Agenda sollte keine Kleinigkeiten enthalten, die auch einfach per E-Mail hätten verschickt werden können. Jeder Punkt muss wertvoll für die Zeit der Teilnehmer sein. Hier sind fünf Themen, die Du nutzen kannst, um Deine Agenda zu gestalten für ein Meeting verwenden können:
Die fünf wichtigsten Agenda-Punkte
Diese Punkte bilden das Grundgerüst Deiner AHM-Agenda. Wie ausführlich Du sie behandelst, hängt von den Zielen Deines Unternehmens ab:
1. Vision und Mission des Unternehmens.
Die Vision zeigt, wohin das Unternehmen will, die Mission erklärt, wie Ihr dort hinkommt. Kurz gesagt: „Wo stehen wir? Woran glauben wir? Wohin wollen wir? Wie kommen wir dorthin?“
2. Wichtige Kennzahlen und Finanzen.
Teile die wichtigsten Finanzzahlen und Ziele, zum Beispiel: „Wir wollen im dritten Quartal 10 % mehr Umsatz als im Vorjahr erreichen.“ Zeige außerdem konkrete Ziele für Abteilungen oder einzelne Personen, z. B.: „Marketing soll 15 % mehr qualifizierte Leads generieren.“
3. Abteilungsübergreifende Learnings.
Stelle Geschichten aus verschiedenen Abteilungen vor. Zeige, was sie dem ganzen Unternehmen beibringen und wie das die Strategie in Zukunft beeinflusst.
4. Wertschätzung und Anerkennung.
Feiere die Erfolge Deines Teams und gib ihnen Anerkennung. Wenn es geht, lass die Kolleg:innen sich auch gegenseitig loben.
5. AMA (Ask Me Anything).
Am Ende des Meetings solltest Du Zeit für Fragen der Mitarbeitenden lassen. Schaffe eine offene Atmosphäre, in der alle Bedenken geäußert werden können – auch solche, die der Führung vielleicht unangenehm sind.
So gestaltest Du ein produktives All Hands Meeting
Beim Planen deines All-Hands-Meetings geht es vor allem darum, dass sich die Mitarbeitenden wohlfühlen. So kannst Du echte Gespräche und Austausch fördern.
1. Gib Deinen Mitarbeitenden vorher Bescheid
Als Führungskraft schuldet Du Deinem Team klare Infos zum Zweck und zu den Zielen des Meetings.
Es ist auch wichtig, ihnen zu sagen, welche Mitschriften verfügbar sein werden. So wissen sie, wie sie die Inhalte später nachverfolgen können. Viele Unternehmen nutzen zum Beispiel Plaud Note Pro, eine KI-gestützte Echtzeit-Mitschrift. Das erfasst automatisch die Meeting-Inhalte. Deine Mitarbeitenden müssen also nichts verpassen, selbst wenn sie nicht teilnehmen können. Außerdem lassen sich mit Plaud Note Pro wichtige Punkte später leicht wiederfinden.
Wenn Du Dein Team über die Mitschrift-Lösung informierst, zeigst Du, dass das Meeting gut organisiert ist und die Beteiligung während und nach dem Termin unterstützt.
2. Erstelle Agenda und Materialien
Eine klare Agenda zeigt, dass Dir Struktur und Umsetzung wichtig sind. Sie sollte nicht nur den Ablauf des Meetings darstellen, sondern auch:
- Die nächsten Schritte nach dem Meeting.
- Alle Materialien, Geräte oder Hilfsmittel, die Teilnehmende mitbringen sollten.
- Die Rollen der Teilnehmenden, zum Beispiel als Moderator:in für einen Abschnitt oder für die Übergabe eines Awards.
3. Teste die Technik
Die Qualität des Meetings hängt stark davon ab, dass die Technik funktioniert. Teste daher vorher:
- Internetgeschwindigkeit und Bandbreite, besonders bei Remote- oder Hybrid-Teilnehmenden.
- die Links für Videokonferenzen.
- Live-Umfragen, die Du während des Meetings einsetzen willst.
- Bilder, Präsentationen oder Videos, die Du einbinden möchtest
4. Weisen einen Moderator und Sprecher zu
Der Moderator führt durch das Meeting und sorgt dafür, dass es produktiv bleibt. Wenn das Gespräch abschweift, kann er die Diskussion wieder auf Kurs bringen. Er ist auch dafür verantwortlich, dass das Meeting pünktlich bleibt. Manchmal bedeutet das, bestimmte Punkte auf später zu verschieben, damit die Agenda eingehalten wird.
5. Feiere Erfolge
Wenn Du Mitarbeitende feierst, gib ihnen etwas Wertvolles, wie bezahlt freinehmen oder einen kleinen Anteil am Unternehmen. Vermeide oberflächliche Belohnungen wie Instant-Kakao oder Donuts. Diese können nett sein, aber sollten nicht als echte Belohnung präsentiert werden.
6. Öffne das Gespräch
Indem Du die Runde für Fragen öffnest, zeigst Du, dass Transparenz im Unternehmen wichtig ist. Vermeide vorgefertigte, einfache Fragen, die leicht zu beantworten sind. Solche Fragen wirken, als hätten die Führungskräfte Angst vor schwierigen Themen.
So holst Du das Maximum aus jedem All-Hands Meeting
Wenn Du ein All-Hands Meeting abhältst, startest Du schon mit einem kleinen Nachteil: Mitarbeitende müssen dafür ihre eigentliche Arbeit unterbrechen. Deshalb ist es besonders wichtig, dass das Meeting echten Mehrwert liefert – aus Respekt vor der Zeit Deiner Mitarbeitenden und für den Erfolg des Unternehmens. Hier sind ein paar Tipps:
- Unnötige Meetings vermeiden. Triff Dich nur, wenn Wachstum, große Änderungen oder wichtige Updates es nötig machen. Zu viele Pflicht-Meetings hemmen die Produktivität.
- Hauptinhalte auf 20–30 Minuten begrenzen. So bleiben die Beiträge der Sprecher kurz und auf den Punkt.
- Wichtige Ideen festhalten. Mit dem Highlight-Button von Plaud Note Pro kannst Du kurze, entscheidende Momente aufnehmen.
- Punkte hervorheben. Nutze die Multimodal-Funktion von Plaud Note Pro, um ein Foto des Wichtigen zu machen oder die wichtigsten Punkte direkt zu tippen.
- AI-Zusammenfassungen steuern. Zeige der KI, was wirklich zählt, damit es in der Zusammenfassung enthalten ist.
- Teilnehmende in kleine Gruppen aufteilen. Breakout-Sessions helfen Abteilungen oder Teams, wichtige Themen zu diskutieren oder Ideen zu sammeln.
- Remote-Mitarbeitende einbeziehen. Starte jedes Meeting mit 10–15 Minuten informellem Austausch in Breakouts, damit sich Mitarbeitende von zu Hause wohlfühlen.
- Zeitzonen respektieren. Bei verteilten Teams versuche, eine Uhrzeit zu wählen, die möglichst vielen passt. Stelle danach eine gute Aufzeichnung und Notizen bereit für alle, die nicht live dabei sein können.
- Mitarbeiter:innen-Vorteile vorstellen. Nutze das Meeting, um über Unterstützungsangebote zu informieren, z. B. Stressmanagement. So zeigst Du Wertschätzung für das Wohlbefinden Deines Teams.
- KI-Tools für Notizen einsetzen. Tools wie Plaud Note Pro erleichtern es, Meetings zu dokumentieren und allen zugänglich zu machen.
Nach dem All-Hands Meeting: Nachfassen für mehr Verantwortlichkeit
Damit das Meeting wirklich wirkt und jede:r seine Rolle kennt, solltest Du:
- Schnell Notizen und nächste Schritte teilen, direkt nach dem Meeting.
- Plaud für schnelle Antworten nutzen: Mitarbeitende können „Ask Plaud“ verwenden, um Antworten aus mehreren Aufnahmen und Zusammenfassungen zu finden – jede Antwort ist mit der Originalaufnahme verlinkt.
- Erfolge belohnen: Wer effektiv bei den nächsten Schritten handelt, sollte eine sinnvolle Belohnung bekommen, z. B. eine Provision oder öffentliche Anerkennung.
Erfolgreiche All-Hands Meetings mit den richtigen Tools
Gut geplante AHMs vermeiden Zeit- und Geldverschwendung durch Missverständnisse. Sie sollten effizient, offen und auf Verantwortung ausgerichtet sein. Mit Plaud Note Pro bekommen Deine Mitarbeitenden präzise, referenzierte Notizen und Zusammenfassungen, die es ihnen erleichtern, die Inhalte in die Tat umzusetzen. Für alle, die Meetings nachbereiten möchten, bietet Plaud Note Pro einen interaktiven, umfassenden Überblick, der fundierte Entscheidungen ermöglicht.
FAQ
Warum sind All-Hands Meetings sinnvoll?
All-Hands Meetings sorgen dafür, dass alle im Team an einem Strang ziehen. Sie informieren über wichtige Neuigkeiten und machen das Team motivierter.
Wie oft sollte man ein All-Hands Meeting abhalten?
Optimal sind ein bis zwei, maximal drei All-Hands Meetings pro Jahr. Wenn es ein wichtiges Ziel, Wachstum oder große Änderungen gibt, hilft ein All-Hands Meeting allen, auf derselben Linie zu bleiben.
Was ist der Unterschied zwischen einem Town-Hall-Meeting und einem All-Hands Meeting?
Ein Town-Hall-Meeting ist oft ein offenes Treffen, um über ein bestimmtes Thema zu sprechen. Ein All-Hands Meeting ist anders. Es bringt das Team zusammen, damit alle an einem gemeinsamen Ziel arbeiten.
