Aktives Zuhören bei der Arbeit: 6 Tipps für Teamleiter

Heutzutage sitzen Führungskräfte ständig in einem Meer an Informationen: Dashboards, KI-Zusammenfassungen, Slack-Nachrichten, Kundenfeedback und Druck vom Vorstand. Das Problem ist also nicht mehr die Menge an Informationen, sondern wie Du aktives Zuhören einsetzt und Entscheidungen triffst. Die meisten Manager verbringen schon über die Hälfte ihres Tages damit, zuzuhören.

Dieser Guide zeigt Dir einfache, praktische Schritte, die Dir helfen, klarer zu denken und bessere Entscheidungen zu treffen.

Wenn Du ein Team leitest, fragst Du Dich vielleicht:

Wie übe ich aktives Zuhören in 1:1-Gesprächen und Projekt-Check-ins?
Welche einfachen Fähigkeiten und Formulierungen zum aktiven Zuhören funktionieren in Feedback- oder Review-Gesprächen?
Welche realistischen Beispiele für aktives Zuhören kann ich in den täglichen Teamgesprächen übernehmen?
Wie bleibe ich präsent, während jemand spricht, und kann trotzdem Notizen und die nächsten Schritte festhalten?

Dann lass uns das Schritt für Schritt anschauen.

Was ist aktives Zuhören für Teamleiter?

Was ist aktives Zuhören? Einfach gesagt bedeutet aktives Zuhören bei der Arbeit, dass Du Deine volle Aufmerksamkeit auf die Person richtest, auf Tonfall und Körpersprache achtest und das, was Du verstanden hast, zurückspielst, bevor Du antwortest. Es unterscheidet sich vom passiven Zuhören, bei dem Du zwar die Worte hörst, aber wichtige Sorgen, Emotionen oder frühe Warnsignale übersiehst.

Für Teamleiter heißt das vor allem:

Du erkennst Probleme und Risiken früher in 1:1-Gesprächen und Projekt-Updates.
Du machst Feedback- und Konfliktgespräche sicherer und respektvoller.

Wie Du aktives Zuhören verbesserst: 6 Tipps für Teamleiter (mit Praxisbeispielen)

Aktives Zuhören ist eine Fähigkeit, die Du durch Übung entwickelst – keine Persönlichkeitseigenschaft, die man hat oder nicht. Die folgenden Tipps zeigen Dir einfache Schritte, die Du in echten Gesprächen mit Deinem Team anwenden kannst:

Committe Dich und schaffe Raum zum Zuhören. Nimm Dir bewusst Zeit, um wirklich zuzuhören, ohne Ablenkungen.
Nutze nonverbale Signale. Zeige durch Blickkontakt, Nicken oder Gesten, dass Du zuhörst.
Führe Gespräche mit Fragen und kleinen verbalen Signalen. Kleine Rückfragen oder bestätigende Worte helfen, das Gespräch zu steuern und Interesse zu zeigen.
Reflektiere, was Du gehört hast, bevor Du antwortest. Wiederhole kurz, was Du verstanden hast, um sicherzugehen, dass Du richtig liegst.
Bleib lange genug bei der Person, um sie wirklich zu verstehen. Lass dir Zeit, die Gedanken und Gefühle der Person wirklich zu erfassen.
Mach aus dem Zuhören klare nächste Schritte. Halte fest, was als Nächstes passiert, damit das Gespräch konkrete Ergebnisse liefert.

1. Committe Dich und schaffe Raum zum Zuhören

Du bekommst bessere Informationen, wenn die Leute merken, dass Du aktives Zuhören praktizierst – nicht nur hörst, während Du Multitasking machst.

Wenn Deine Aufmerksamkeit zwischen der Person und Deinem Posteingang geteilt bleibt, lernen sie schnell, echte Sorgen für sich zu behalten.

Das kannst Du als Nächstes tun:

Entscheide vor einem 1:1: „Für die ersten 10 Minuten höre ich nur zu und stelle Fragen.“
Vermeide Meetings direkt hintereinander, damit Deine Aufmerksamkeit nicht noch beim letzten Call ist.
Beginne mit: „Lass uns mit dem starten, was Dir gerade wichtig ist; ich höre erstmal zu.“
Lass ein kleines Aufnahmegerät die Notizen übernehmen. Zum Beispiel kannst Du ein KI-Diktiergerät wie Plaud Note Pro nutzen, um Gespräche aufzuzeichnen und zu transkribieren, sodass Deine Hände frei bleiben und Deine Augen bei der Person statt auf dem Bildschirm sind.

Beispiel:

In einem 1:1 über Burnout, statt zu sagen: „Ja, alle sind müde,“ versuche: „Das klingt wichtig. Erzähl mir, was in letzter Zeit am meisten belastet hat.“

2. Nutze nonverbale Signale, damit man sieht, dass Du zuhörst

Aktives Zuhören zeigt sich ebenso in Deinem Körper wie in Deinen Worten. Menschen merken meist schon, ob Du wirklich zuhörst, bevor Du etwas sagst. Nonverbales Zuhören bedeutet, Haltung, Blickkontakt und Körperausrichtung zu nutzen, um zu zeigen: „Ich bin hier bei Dir“, und gleichzeitig auf die Signale der anderen Person zu achten.

So zeigst Du nonverbale Aufmerksamkeit:

Lege Dein Handy weg und stelle den Laptop bei sensiblen Themen zur Seite.
Dreh dich ihnen zu, Schultern entspannt, Arme nicht verschränkt.
Halte den natürlichen Blickkontakt und nicke gelegentlich.
Achte auf Nervosität, angespannte Kiefer, lange Pausen oder gezwungenes Lächeln als mögliche Stresssignale.

Beispiel:

In einer Projektbesprechung wirkt ein Kollege angespannt und sagt, er sei „unsicher“ wegen des Releases. Statt halb zum Bildschirm gedreht zu bleiben und zu sagen „Wir schaffen das schon,“ dreh Dich vollständig zu ihm und frage: „Ich merke, dass Du besorgt bist. Was bereitet Dir am meisten Sorgen?“

Körpersprache beim aktiven Zuhören: offene Haltung und Blickkontakt im Gespräch

3. Führe Gespräche mit Fragen und kleinen verbalen Signalen

Hier hilft aktives Zuhören, indem Du bessere Fragen stellst und dann lange genug still bleibst, um die Antworten zu hören. Kleine verbale Signale zeigen, dass Du zuhörst und nicht abschaltest.

So kannst Du das Gespräch leiten:

Stelle „Was“- und „Wie“-Fragen, z. B.: „Was ist das Schwierigste daran?“ oder „Wie wirkt sich das auf Deine anderen Aufgaben aus?“
Stelle eine Frage nach der anderen und lass die Person ausreden, auch wenn es eine kurze Pause gibt.
Füge einen Gefühls-Check hinzu: „Welcher Teil ist für Dich am frustrierendsten oder wichtigsten?“
Verwende kurze Signale wie „Ich verstehe“, „Alles klar“ oder „Verstanden“, während sie sprechen.
Markiere wichtige Momente, ohne den Fluss zu unterbrechen. Zum Beispiel in einem längeren 1:1 mit Plaud Note Pro: tippe auf den Highlight-Button, wenn Du ein zentrales Anliegen hörst, und schaue später in der AI-Zusammenfassung darauf zurück, statt währenddessen zu tippen.

Screenshot: Highlight-Button zum Markieren wichtiger Momente während eines Gesprächs

Wenn Du anderer Meinung bist, versuche:

Statt: „Du meinst nicht ernsthaft, dass wir das umschreiben sollen, oder?“
Besser: „Welches Problem willst Du mit dieser Änderung lösen?“

4. Reflektiere, was Du gehört hast, bevor Du antwortest

Der wichtigste Punkt ist einfach: Wiederhole, was Du gehört hast, bevor Du reagierst. Reflektieren bedeutet, dass Du das Wesentliche dessen, was die Person sagt, und ihre Gefühle mit eigenen Worten zusammenfasst, bevor Du Deine Sicht erklärst. Das zeigt, dass Du wirklich zugehört hast, und verringert das Risiko, auf ein falsches Bild zu reagieren.

Du kannst diese Gewohnheit aufbauen, indem Du:

Mit Sätzen beginnst wie: „Was ich höre, ist …“ oder „Es klingt, als würdest Du Dich … fühlen.“
Fakten, Auswirkungen und Emotionen in ein bis zwei Sätzen zusammenfasst.
Mit „Habe ich das richtig verstanden?“ oder „Was habe ich übersehen?“ überprüfst, bevor Du antwortest.

Beispiel:

Statt: „Okay, ich spreche mit ihnen,“ nach einer langen Geschichte über sich ändernde Anforderungen.
Besser: „Lass mich prüfen, ob ich es richtig verstanden habe: Du bist für UX verantwortlich, Entscheidungen ändern sich spät, und Du hast das Gefühl, dass Dein Input zu spät kommt, um wirklich etwas zu bewirken.“ Stimmt das?“

Visual: aktives Zuhören durch Paraphrasieren und Rückfragen im Teamgespräch

5. Bleibe lange genug bei der Person, um sie wirklich zu verstehen

Aktives Zuhören wird schwieriger, wenn Dein Kopf schon die Antwort plant. Jetzt, wo Du weißt, wie man reflektiert, lohnt es sich, den Fokus auf die andere Person zu halten.
Du lernst mehr, wenn ihre Geschichte für eine Weile im Mittelpunkt bleibt, statt sofort zu Deiner eigenen zu wechseln. Zu früh einzuspringen mit „Das ist wie bei mir…“ kann den Eindruck erwecken, dass Dir Deine Erfahrung wichtiger ist als ihre.

Du hältst den Fokus auf ihnen, indem Du:

Planst du, dass der erste Teil eines 30-minütigen 1:1 größtenteils ihre Redezeit ist.
Deine eigene Geschichte hältst Du zurück, bis sie fertig ist und Du ein paar klärende Fragen gestellt hast.
Mit Fragen wie „Erzähl mir mehr über diesen Teil“ oder „Was ist danach passiert?“ nachhakst, wenn etwas wichtig klingt.

Beispiel:

Statt in der ersten Minute zu sagen: „Das erinnert mich an das Problem mit einem anderen Team …«
Besser: „Wie denkst Du, sieht das andere Team das?“ oder „Wie würde eine Lösung aus Deiner Sicht aussehen?“

6. Mach aus dem Zuhören klare nächste Schritte

Warum das wichtig ist: Zuhören baut nur Vertrauen auf, wenn die Leute sehen, dass das, was sie geteilt haben, zu klaren Maßnahmen oder einem eindeutigen „Nein, und hier ist warum“ führt. Wenn jedes Gespräch mit vagen Absichten endet, hören sie auf zu glauben, dass Dein Zuhören etwas verändert.

Du kannst Zuhören in Handlung umsetzen, indem Du:

Mit: „Das nehme ich mit, und das werden wir als Nächstes tun,“ abschließt.
Klare Aktionen mit Verantwortlichen und Zeitrahmen nennst: „Du machst A bis Dienstag; ich mache B bis Freitag.“
Sag, was noch offen ist, und wann ihr es wieder besprecht.
Das nächste 1:1 beginnt mit: „Letztes Mal haben wir X und Y vereinbart. Wie ist es gelaufen?“
Tools nutzt, um die Nachverfolgung an das Gesagte anzupassen. Zum Beispiel nach einem langen Meeting die AI-Zusammenfassung eines Tools wie Plaud Note Pro durchgehen, Entscheidungen und Aufgaben in Dein 1:1-Dokument oder den Projekttracker übertragen und Dich nicht nur auf Dein Gedächtnis verlassen.

Screenshot: multidimensionale Zusammenfassung (DE) mit Themen, Entscheidungen und nächsten Schritten

Beispiel:

Statt am Ende einer Konfliktdiskussion zu sagen: „Lasst uns alle besser kommunizieren.“
Besser: „Das haben wir vereinbart: Du teilst Entscheidungen im Channel, prüfst Änderungen mit Sam, und ich spreche mit dem anderen Lead. Wir checken das nächsten Mittwoch. Habe ich etwas Wichtiges vergessen?“

Häufige Fehler beim aktiven Zuhören für Teamleiter

Zum Abschluss merk Dir diese Muster, in die viele Führungskräfte hineintappen:

Zu schnell Probleme lösen statt zuhören

Du springst so schnell auf Lösungen, dass Leute schwierige Probleme lieber für sich behalten. Frage zuerst, was sie brauchen: „Ideen, eine Entscheidung oder einfach nur ein offenes Ohr?“ Dann reflektiere ihre Sicht einmal, bevor Du Ratschläge gibst.

Zuhören ohne echte Neugier

Du nickst und wiederholst Phrasen, aber Deine Fragen bleiben oberflächlich. So bleiben Menschen an der Oberfläche. Bring mindestens eine echte Frage, deren Antwort Du nicht kennst, und lass nach deren Antwort eine kurze Pause.

„Ich verstehe“ mit „Ich stimme zu“ verwechseln

Du vermeidest es, Gefühle zu benennen, weil Du Angst hast, dass es bedeutet, „Ja“ zu sagen. Trenne die beiden Aussagen: „Ich sehe, warum sich das so anfühlt; ich muss trotzdem Y tun, weil …“. So bleiben Empathie und Entscheidungen gleichzeitig klar.

FAQ

Kann aktives Zuhören mich wirklich zu einem besseren Leader oder Manager machen?

Ja. Es stärkt das Vertrauen, verbessert die Qualität der Informationen, die Du bekommst, und erhöht die Bereitschaft der Menschen, Deinen Entscheidungen zu folgen.

Was sind die häufigsten Hindernisse für aktives Zuhören?

Multitasking, zu schnelles Springen zu Lösungen, Zeitdruck, emotionale Trigger und die Annahme, dass Du schon weißt, was sie sagen werden.

Wie kann ich eine Kultur des aktiven Zuhörens im Team fördern?

Sei selbst ein Vorbild, setze einfache Regeln (kein Multitasking, paraphrasiere, bevor Du widersprichst) und verknüpfe regelmäßig, was die Leute sagen, mit klaren Maßnahmen und Follow-ups.