Hast du manchmal das Gefühl, in Teambesprechungen zu ertrinken? Viele meiner Kollegen berichten von einer „Meeting-Überlastung“, ständig vollen Terminkalendern und dem Gefühl, im Kreis zu laufen, weil keine Zeit für die Nachbereitung bleibt. Alle Aufgaben und Maßnahmen aus einer Teambesprechung werden zwischen die nächsten gequetscht, was oft in Überstunden resultiert, um den Rückstand aufzuholen.
Der Kern des Problems ist, dass wir unsere Kalender im „Autopiloten“ abarbeiten und vor allem die Teambesprechungen priorisieren, an welchen wir teilnehmen müssen. Die wichtigen Vor- und Nachbereitungsarbeiten bleiben jedoch auf unserer To-do-Liste hängen und wir versuchen dann, diese zwischendurch anzugehen. Diese Trennung ist stressig und gibt uns das Gefühl, unsere Arbeit nicht im Griff zu haben.
Machst du es jedoch richtig, kannst du die Produktivität für dich und dein Team deutlich steigern. Hier sind einige Tipps für dich.
Eine effektive Teambesprechung leiten: Tipps für Gastgeber
Unter dem Motto „Teambesprechungen effektiv leiten: Methoden für eine Teamsitzung“ lassen sich einige Tipps zusammenfassen, insbesondere zur Planung. Wenn du eine Teambesprechung leitest, führst du sie und lädst die Teilnehmer ein, Zeit mit dir zu verbringen. Du trägst die Verantwortung dafür, dass diese Zeit optimal genutzt wird.
Plane mindestens eine Stunde für die Vorbereitung, eine Stunde für die Teambesprechung selbst und eine Stunde für die Nachbereitung ein. Wichtig ist, dass du diese Zeit fest in deinem Kalender blockst und von deiner To-do-Liste streichst. So kannst du Teambesprechungen effektiv leiten:
1. Vorbereitung vor der Teambesprechung
Wenn es um das Thema Teambesprechung und was ist wichtig geht, spielen eine klare Tagesordnung, auch Agenda genannt, sowie eine gute Vorbereitung eine zentrale Rolle. Du listest in der Agenda nicht nur Themen auf, sondern gestaltest aktiv das Gespräch, welches die Teilnehmer führen sollen.
Wenn ihr zum Beispiel eine Entscheidung treffen wollt, solltest du von Anfang an klarstellen: „Am Ende dieses Punktes werden wir eine Entscheidung treffen.“ Das gibt allen Zeit zum Nachdenken. Plane dies deshalb bewusst ein.
Nutze die Vorbereitungszeit auch, um dich mit deinen Stakeholdern (hier also den Vortragenden) abzustimmen und ihre Beiträge vorab zu koordinieren. So vermeidest du das „Albtraumszenario“, dass jemand unvorbereitet in der Runde erscheint.
In der Vorbereitungsphase ist es entscheidend, die geplante Konversation zu strukturieren, die Tagesordnung zu erstellen und diese mindestens fünf Tage vor der eigentlichen Teambesprechung zu versenden. So haben alle genügend Zeit, ihre Vorarbeiten zu erledigen.
2. Während der Teambesprechung
Wenn du dich gut vorbereitet hast und deine Tagesordnung klar ist, sollte sie als Leitfaden für eure Diskussion dienen. Damit du dich voll auf die Moderation konzentrieren kannst, solltest du vorab jemanden für das Erstellen der Notizen einteilen.
Am Ende der Teambesprechung musst du unbedingt die vereinbarten Maßnahmen zusammenfassen, damit jeder die nächsten Schritte klar versteht.
3. Follow-up nach der Teambesprechung
Im letzten Schritt soll der Arbeitsablauf in die nächste Phase gebracht werden, damit die Maßnahmen auch wirklich umgesetzt werden. Lies die Notizen kurz Korrektur und versende sie.
Informiere außerdem alle Beteiligten, die nicht anwesend waren, über die getroffenen Entscheidungen. Das hilft, den Fokus der Teambesprechung zu bewahren und die generelle Dynamik aufrechtzuerhalten.
Es gibt Tools, die diesen Prozess für dich deutlich effizienter machen können.
Zum Beispiel kann dich Plaud Note in jedem Schritt unterstützen.
- Es transkribiert dein Meeting und extrahiert mithilfe von KI wichtige Erkenntnisse, Entscheidungen und Maßnahmen. Das verschafft dir Zeit, die Notizen vor dem Versand schnell Korrektur zu lesen.
- Die wichtigsten Punkte kannst du nutzen, um deinem Team Aufgaben und Fristen zuzuweisen. So kannst du sicherstellen, dass sich alle Teilnehmer der Verantwortlichkeiten bewusst sind und die nächsten Schritte kennen.
Eine zielgerichtete und akkurate Zusammenfassung der extrahierten Maßnahmen und Entscheidungen kann dann mit den Personen geteilt werden, die nicht dabei waren. Das ist effektiver, als sich durch ein vollständiges Transkript wühlen zu müssen.
So bleiben alle Stakeholder abgestimmt und eine förderliche Dynamik wird gewahrt.
Wie bist du ein effektiver Teilnehmer einer Teambesprechung?
Als regulärer Teilnehmer benötigst du zwar nicht ganz so viel Zeit wie der Meeting-Gastgeber, das Prinzip ist jedoch dasselbe. Plane Zeit für die Vor- und Nachbereitung ein.
Um deine Zeit optimal zu nutzen, solltest du sowohl für die Vor- als auch für die Nachbereitung Zeit einplanen.
1. Vorbereitung
Wenn die Tagesordnung verschickt wird, solltest du Zeit einplanen, sie durchzugehen und dir zu überlegen: „Was muss ich tun?“
Das kann bedeuten, relevante Dokumente vorab zu lesen oder ein kurzes Gespräch mit deinem Team zu führen, um Feedback einzuholen. Durch die frühzeitige Vorbereitung kannst du aus der Perspektive deiner Abteilung zur Diskussion beitragen.
2. Während der Teambesprechung
Sobald das Meeting beginnt, ist es dein Ziel, konzentriert und aktiv teilzunehmen.
Verfolge die Diskussion aufmerksam und beteilige dich mit Bedacht. Teile die Erkenntnisse, die du während der Vorbereitung gewonnen hast.
Auch wenn jemand anderes für die offiziellen Notizen zuständig ist, solltest du deine eigenen wichtigsten Erkenntnisse und zugewiesenen Aufgaben notieren. Dafür kannst du auch Tools wie Plaud Note verwenden.
Es kann das Meeting aufzeichnen, sodass du dich voll und ganz auf die Diskussion konzentrieren kannst, ohne durch das detaillierte Erstellen von Notizen abgelenkt zu werden. Anschließend hast du eine persönliche Aufzeichnung deiner Aufgaben und somit alles bereit für die Nachbereitung.
3. Follow-up / Nachbereitung
Ich empfehle dir, direkt nach dem Meeting einen kurzen Zeitraum einzuplanen. Dieser kurze Puffer ermöglicht es dir, deine Aufgaben sofort zu klären.
Du kannst herausfinden,
- mit wem du sprechen musst,
- was du tun musst,
und diese Aufgaben dann in deinen Kalender eintragen.
Diese Zeit stellt sicher, dass du deine Aufgaben im Blick behältst. Das ist besser, anstatt zu versuchen, diese später spontan einzuplanen.
Fazit
Manchmal ist gar keine Teambesprechung nötig, denn oft geht es nur um den Austausch. Erfolgreiche Manager und Führungskräfte konzentrieren sich nicht nur auf die Arbeit selbst, sondern auch darauf, sie produktiv und effektiv zu organisieren.
Ein echter Vorteil dieses Ansatzes ist eine deutlich verbesserte Verantwortlichkeit für alle Beteiligten. Durch die Transparenz, die durch gute Vorbereitung entsteht, erkennst du sofort, wenn jemand nicht liefert oder präsent ist und kannst entsprechend reagieren. So übernimmt jeder Verantwortung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Abschließend gesagt: Um Teambesprechungen effektiv zu leiten, sind die passenden Methoden für eine Teamsitzung der Schlüssel. Plaud Note kann das passende Tool sein, um das zu unterstützen.
FAQ
Teambesprechung: Was ist wichtig für die Organisation?
Organisiere Teambesprechungen nach der 1+1+1-Formel. Also mit gleicher Zeitspanne für die Vorbereitung, die Besprechung selbst und die Nachbereitung.
Der Schlüssel liegt darin, in der Vorbereitung eine klare Tagesordnung zu erstellen und während der Besprechung eine fokussierte Diskussion zu ermöglichen. Anschließend kannst du Zeit einzuplanen, um den Arbeitsablauf (oft auch Workflow genannt) mit klaren Aufgaben und Maßnahmen auf die nächste Stufe zu bringen.
Was ist die 40/20/40-Regel für Teambesprechungen?
Die 40/20/40-Regel besagt, dass du 40 % der Zeit für die Vorbereitung einer Teambesprechung, 20 % für die Besprechung selbst und 40 % für die Nachbereitung aufwenden solltest.
Das Ganze ähnelt der 1+1+1-Formel. Es macht deutlich, dass der eigentliche Termin nur einen kleineren Teil der Gesamtarbeit ausmacht, welche nötig ist, um wirklich produktive Ergebnisse zu erzielen.
Teambesprechungen effektiv leiten: Welche Methoden helfen für eine Teamsitzung?
Die 4 Ps stehen für Zweck (=Purpose), Teilnehmer (=Participants), Vorbereitung (=Preparation) und Prozess (=Process).
Eine Teambesprechung sollte einen klaren Zweck haben und die richtigen Teilnehmer einbeziehen. Triff die notwendigen Vorbereitungen mit einer klaren Tagesordnung und definieren einen klaren Prozess, um die Diskussion zu steuern und produktive Ergebnisse sicherzustellen.
Teambesprechung: Was ist wichtig?
Strukturiere deine Teambesprechung in drei Phasen: Vorbereitung, Teambesprechung und Nachbereitung.
Gestalte zunächst das Gespräch mit einer klaren Tagesordnung. Orientiere dich während des Meetings an dieser Tagesordnung, um die Diskussion zu leiten. Nutze die Nachbereitung, um die Aktionen zusammenzufassen und den Arbeitsablauf auf das nächste Level zu bringen. Um diese Schritte zu optimieren, nutze eine spezifische KI wie Plaud .
