Kennst Du das Gefühl, wenn Dein Kopf wie ein überfülltes Postfach ist und überall neue Aufgaben auftauchen? Als Projektmanager sind das keine Spam-Mails, sondern Anforderungen, Deadlines, Risiken und Ressourcen, die gleichzeitig Deine Aufmerksamkeit fordern.
Die größte Herausforderung ist, in diesem Durcheinander schnell Klarheit zu finden. Gibt es eine einfache Methode, Deine Gedanken zu ordnen und Deinem Team das gesamte Projekt auf einen Blick zu zeigen?
Die Antwort ist die Mind map. Mit diesem visuellen Werkzeug bringst Du Struktur in Deine Ideen, findest die nächsten Schritte leichter und startest Deine Projekte mit deutlich mehr Effizienz.
Was ist eine mind map?
Eine Mind map ist ein visuelles Tool, das Dir hilft, Informationen, Ideen und Aufgaben übersichtlich darzustellen. Im Zentrum steht das Hauptthema, von dem aus sich die wichtigsten Bereiche und Unterpunkte wie Äste eines Baums verzweigen.
Statt eines chaotischen Zetts voller Notizen siehst Du so klare Strukturen. Das macht es besonders für Projektmanager spannend: Du kannst Gedanken nachverfolgen, Muster erkennen und die wirklich wichtigen Schritte herausfiltern.
Das Erstellen einer Mindmap führt nicht nur dazu, dass Du den Stoff besser verstehst. Du bleibst auch als Lern- und Arbeitsunterlage bestehen und hilft Dir, Inhalte leichter im Kopf zu behalten als mit klassischen Notizen.
Eine mind map erstellen: Die 7 Schritte für Dein Projekt
Damit Deine Mindmap wirklich hilfreich ist und sich leicht in einen Work Breakdown Structure (WBS) verwandeln lässt, kannst Du diese sieben Schritte nutzen:
Schritt 1: Sammle alle wichtigen Begriffe
Notiere zunächst alles, was Dir einfällt:
- Ziele
- Rollen
- Deadlines
- Risiken
- Ergebnisse
Noch keine Ordnung, einfach nur eine Liste. Dieser „Brain Dump“ schafft Platz im Kopf und holt alle losen Ideen aufs Papier.
Tipp: Mit Tools wie Plaud Note kannst Du Meetings aufnehmen, automatisch verschriftlichen und sogar eine erste Mindmap generieren lassen. So sparst Du Zeit beim Sammeln der Rohdaten.
Schritt 2: Finde die Hauptthemen
Sobald Du Deine Liste erstellt hast, geht es im nächsten Schritt darum, die Begriffe klar zu strukturieren. Du musst herausfinden, welche Begriffe die Hauptkonzepte sind und welche nur Unterthemen darstellen.
Diese Hauptthemen, zum Beispiel große Projektphasen oder Gruppen von Deliverables wie Umfang, Ressourcen und Risiken – bilden den „Stamm“ Deiner Map und geben der gesamten Struktur Halt.
Wenn Du Plaud Note genutzt hast, um erste Ideen festzuhalten, kannst Du das erzeugte Grundgerüst oder das klare Text-Transkript verwenden. So erkennst Du schnell die wichtigsten Themen und baust den Stamm Deiner Map deutlich schneller auf – ohne Dich im Rohmaterial zu verlieren.
Schritt 3: Trage die Hauptthemen ein und lass Platz
Schreibe die Hauptthemen auf und achte darauf, genug Abstand zu lassen. So kannst Du später Äste, Pfeile und Verbindungen problemlos ergänzen.
Schritt 4: Erkenne logische Zusammenhänge
Hier beginnt das strukturierte Denken. Du musst herausfinden, wie die Hauptthemen logisch zusammenpassen. Frag Dich selbst:
- Bist Du ähnlich oder eher unterschiedlich?
- Verursacht das eine das andere?
Wenn zum Beispiel Aufgabe A abgeschlossen sein muss, bevor Aufgabe B starten kann, solltest Du diesen Ablauf visuell darstellen – etwa mit einem Pfeil. So wird das große Ganze viel leichter verständlich.
Schritt 5: Finde passende Gruppierungen
Sortiere Aufgaben nach Zeiträumen (z. B. Q1 vs. Q2) oder nach Bereichen (intern vs. extern). Solche Gruppierungen helfen, Muster zu erkennen und Arbeitspakete klarer zu definieren.
Schritt 6: Arbeite mit visuellen Elementen
Nutze Farben, um Zusammenhänge hervorzuheben. Rot kann Risiken markieren, Grün abgeschlossene Phasen. Symbole und Farben sorgen dafür, dass die Mindmap sofort verständlich wird – viel schneller als lange Texte.
Schritt 7: Optimiere für eine klare Übersicht
Am Ende geht es darum, die Mindmap so übersichtlich wie möglich zu halten. Achte auf klare Linien, markiere wichtige Pfeile stärker und vermeide zu viele Äste an einer Stelle. Drei bis vier sind ein guter Richtwert. So bleibt Deine Map einfach lesbar und jeder erkennt sofort die Struktur.
Mit dieser 7-Schritte-Anleitung kannst Du jede Projektidee in eine klare Mindmap verwandeln. Egal ob Ziele, Risiken oder Ressourcen: Alles wird auf einen Blick sichtbar. Das spart Zeit, bringt Übersicht und hilft Dir und Deinem Team, die nächsten Schritte schnell zu erkennen.
Von der mindmap zum Projektplan
Das eigentliche Ziel einer Mindmap ist es, die visuelle Struktur in konkrete Schritte zu verwandeln. Der Prozess hilft Dir zu unterscheiden, was wirklich eine Aufgabe ist und was nur als Referenz oder Idee dient.
- Für die von Dir erstellte strukturierte WBS-Map: Schau Dir jeden Zweig an und finde die Schritte, die erledigt werden müssen. Daraus kannst Du eine Checkliste oder eine To-do-Liste machen.
- Du kannst die Map auch nutzen, um einen Wochenfokus oder eine Checkliste auf Basis der zeitkritischen Äste zu erstellen. Du musst nicht jeden Zweig zwanghaft produktiv machen – lass weniger dringende Ideen einfach als Referenz stehen.
Dieser organisierte Ansatz führt ganz automatisch zu einer Aufgabenliste, einem Kalenderplan oder einem Projekt-Überblick.
Sobald die Struktur final steht, solltest Du mit Deinem Team teilen und in konkrete Action-Listen umwandeln.
Gerade für Projektmanager, die Inhalte schnell in digitale Tools wie Jira oder Trello übernehmen müssen, ist ein Export über Plaud Note praktisch. Damit kannst Du Deine Mindmap direkt als klaren Projektüberblick ins Team bringen und sicherstellen, dass keine wichtige Aufgabe verloren geht.
Fazit und nächste Schritte
Wir haben jetzt die wichtigsten Schritte geschafft: Erst mal das ganze Informationschaos sortiert, dann Ideen gesammelt und schließlich eine Mindmap erstellt, die sich leicht in konkrete Aufgaben fürs Projekt umwandeln lässt.
Mindmapping ist einfach eine Methode, um den Kopf frei zu bekommen und klarer zu denken. Egal, ob es um große Entscheidungen oder viele Prioritäten geht – es gibt immer eine Mindmap, die dir helfen kann.
Und denk dran: Deine Mindmap muss nicht perfekt oder schön aussehen. Sie ist nur ein Werkzeug, das dir Klarheit verschafft und dir hilft, schneller loszulegen.
