Qualitativ hochwertige Gesprächsprotokolle sind für die Dokumentation von Diskussionen, Entscheidungen und Maßnahmen unerlässlich. Sie bieten eine übersichtliche Aufzeichnung und sorgen so für Klarheit und Verbindlichkeit. Aber wie schreibt man ein Gesprächsprotokoll? Dieser Leitfaden begleitet dich Schritt für Schritt beim Erstellen effektiver Gesprächsprotokolle und zwar von der Vorbereitung bis zur finalen Überprüfung.
Warum sind genaue Gesprächsprotokolle wichtig?
Genaue Gesprächsprotokolle erfüllen mehrere wichtige Zwecke:
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Dokumentation: Schriftliche Aufzeichnung der beschlossenen Maßnahmen.
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Verantwortlichkeit: Nachverfolgung von Maßnahmen und Verantwortlichkeiten.
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Referenz: Referenzpunkt für zukünftige Besprechungen.
Ohne akkurate Protokolle kann es passieren, dass wichtige Details vergessen werden. Missverständnisse und verpasste Gelegenheiten sind oft die Folge.
Was sollte in Gesprächsprotokollen enthalten sein?
Welche Art von Informationen sind entscheidend? Wahrscheinlich hat deine Organisation bereits ein bestimmtes Protokollformat. Im Allgemeinen enthalten Meeting-Protokolle jedoch Folgendes:
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Datum und Uhrzeit des Meetings
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Namen der Meetingteilnehmer und der Personen, die nicht teilnehmen konnten (z. B. „bedauert“)
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Annahme oder Korrekturen/Änderungen des Protokolls des vorherigen Meetings
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Entscheidungen zu jedem Tagesordnungspunkt, zum Beispiel:
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Ergriffene oder vereinbarte Maßnahmen
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Nächste Schritte
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Abstimmungsergebnisse – z. B. (ggf. Angaben dazu, wer Anträge gestellt, unterstützt und genehmigt hat usw.)
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Angenommene oder abgelehnte Anträge
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Zurückgestellte Punkte
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Neue Geschäftsordnung
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Datum und Uhrzeit des nächsten Meetings
Wie schreibt man ein Gesprächsprotokoll? Schritt für Schritt
Diese Anleitung zeigt dir in vier Schritten, wie du klare und nützliche Gesprächsprotokolle verfassen.
Schritt 1: Vorbereiten
Die Vorbereitung vor dem Meeting kann viel bewirken und dein Auftreten deutlich professioneller machen.
Erstelle zunächst eine Agenda – die meisten guten Meetings haben eine. Diese Tagesordnung kannst du als Leitfaden für deine Notizen verwenden. So weißt du genau, welche Themen behandelt werden.
Erstelle anschließend eine Vorlage für deine Notizen. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass deine Notizen jedes Mal gleich aussehen.
Formale Notizen sollten Folgendes enthalten: Titel, Datum, Uhrzeit, Teilnehmerliste, Tagesordnung, Links zu Präsentationen, klare Entscheidungen (mit Begründung) und detaillierte Maßnahmen (mit verantwortlicher Person und Frist). So weißt du genau, welche Themen behandelt werden.
Erstelle anschließend eine Vorlage für deine Notizen. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass deine Notizen jedes Mal gleich aussehen.
Für informelle Notizen: Eine einfachere Vorlage mit nur Titel, Datum, Uhrzeit und den wichtigsten Aktionen/Entscheidungen funktioniert gut.
Schritt 2: Schreibe Notizen während des Meetings
Normalerweise ist es am besten, deine Notizen auf einem Computer oder Tablet zu schreiben.
Digitale Notizen lassen sich später einfacher teilen, speichern und ändern als handschriftliche.
Wir empfehlen dir die Verwendung eines intelligenten Tools wie PLAUD NOTE. Es kann das gesamte Meeting erfassen und transkribieren, sodass du nicht mehr hektisch tippen musst und dich voll und ganz auf die Diskussion konzentrieren kannst.
Wenn du mit der Hand schreibst, konzentriere dich auf die wichtigsten Informationen. Versuche nicht, jedes Wort mitzuschreiben. Halte stattdessen Folgendes fest:
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Fakten: Konkrete Informationen oder Aktualisierungen (z. B. „Projektverzögerung um zwei Wochen“).
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Probleme: Alle angesprochenen Probleme oder Herausforderungen.
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Entscheidungen: Das ist besonders in formellen Kontexten wie Lenkungsausschüssen wichtig. Notiere auch die Gründe.
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Aktionen / Nächste Schritte: Was muss getan werden, wer ist verantwortlich und bis wann.
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Fragen und Antworten: Wenn jemand eine Frage stellt, haben andere wahrscheinlich dieselbe.
Schritt 3: Sorge dafür, dass deine Notizen nach dem Meeting leicht lesbar sind.
Dieser Schritt ist entscheidend, auch wenn die Notizen ausschließlich für dich bestimmt sind. Überprüfe und überarbeite deine Notizen so schnell wie möglich nach dem Meeting.
Hier sind drei wichtige Maßnahmen, die du ergreifen kannst, um dein Meeting-Protokoll klar und effektiv zu gestalten:
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Klären und korrigieren: Korrigiere Rechtschreibfehler und unvollständige Sätze. Verwandle gesprochene Sprache in klaren, professionellen Text, der für alle verständlich ist.
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Zusammenfassen: Verdichte die Diskussion, um die wichtigsten Punkte hervorzuheben. Niemand möchte lange Protokolle lesen – konzentriere dich auf die wichtigsten Fakten, Entscheidungen und Maßnahmen.
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Konkret sein: Stelle sicher, dass Entscheidungen klar und deutlich sind, ihre Begründung gut dokumentiert ist und dass für Maßnahmen Verantwortlichkeiten und feste Fristen festgelegt sind.
In diesem Schritt kannst du auch Tools nutzen, um die Arbeit deutlich effizienter zu gestalten.
Versuche es beispielsweise mit PLAUD NOTE. Wähle im Tool eine Vorlage für eine Gesprächszusammenfassung aus und lass dich von der KI dabei unterstützen, eine übersichtliche Zusammenfassung deiner Notizen zu erstellen.
Bei Korrekturen kannst du die „Suchen und Ersetzen“-Funktion von PLAUD NOTE nutzen, um deine Zusammenfassung einfach zu bearbeiten. So kannst du Fehler schnell beheben und sicherstellen, dass deine endgültigen Notizen perfekt sind.
Schritt 4: Speichere und teile deine Notizen
Sobald deine Notizen fertig sind, speichere und teile sie.
Schicke bei informellen Meetings eine kurze Zusammenfassung per E‑Mail, bei formellen speichere sie zentral, damit alle Zugriff haben.
So entstehen durch diese vier Schritte Gesprächsprotokolle, die Klarheit schaffen und die Zusammenarbeit verbessern.
Wie schreibt man ein Gesprächsprotokoll mit PLAUD NOTE?
Wir haben die üblichen Schritte zum Schreiben von Gesprächsprotokollen besprochen. Sehen wir uns nun an, wie ein Tool wie PLAUD NOTE, unser professionelles KI-Notizgerät, den gesamten Prozess beschleunigen und optimieren kann.
Befolge einfach diese Schritte:
Schritt 1: Zeichne dein Meeting auf
Verwende zunächst PLAUD NOTE, um dein Meeting aufzuzeichnen. Du kannst es auf den Tisch legen oder über dein Smartphone nutzen. Es hört allen zu und wandelt das Gesagte während des Gesprächs direkt in Text um. So musst du nicht alles mitschreiben und kannst dich ganz auf die Diskussion konzentrieren.
Schritt 2: Lass die KI die Arbeit übernehmen
Sobald dein Meeting beendet ist, macht sich PLAUD NOTE an die Arbeit. Die KI wandelt die gesamte Aufzeichnung in ein schriftliches Transkript um. So erhältst du eine vollständige Aufzeichnung des Gesagten. Anschließend kannst du in PLAUD NOTE eine Vorlage für die Meeting-Zusammenfassung auswählen. Die KI verwendet diese Vorlage, um eine übersichtliche Zusammenfassung des gesamten Meetings zu erstellen.
Schritt 3: Prüfe und teile deine Zusammenfassung
Nachdem die KI die Zusammenfassung erstellt hat, lies sie durch, um sicherzustellen, dass sie korrekt ist. Solltest du Korrekturen vornehmen müssen, kannst du in der PLAUD-App ganz einfach die Funktion „Suchen und Ersetzen“ verwenden, um schnell Änderungen vorzunehmen.
Sobald alles in Ordnung ist, kannst du dein fertiges Gesprächsprotokoll mit deinem Team teilen. So wissen alle, was besprochen wurde und was als Nächstes zu tun ist.
Hier ist eine einfache Vorlage für ein Gesprächsprotokoll
Was das Format des Gesprächsprotokolls betrifft, sind einige Punkte zu beachten.
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Sei objektiv.
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Schreibe durchgehend in der gleichen Zeitform.
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Vermeide die Verwendung von Namen, außer wenn Anträge oder Abstimmungen festgehalten werden.
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Vermeide persönliche Anmerkungen – das Gesprächsprotokoll sollte ausschließlich faktenbasiert sein.
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Wenn du auf andere Dokumente verweisen musst, versuche nicht, diese zusammenzufassen. Gib stattdessen einfach an, wo sie zu finden sind, oder füge sie als Anhang bei.
PLAUD bietet außerdem Zugriff auf eine Community mit Vorlagen.
Dort kannst du in der Vorlagenbibliothek verschiedene fertige Vorlagen durchsuchen und auswählen, um die Zusammenfassung deines Meetings noch einfacher an deine Bedürfnisse anzupassen.
Egal ob du ein formelles Format für ein Vorstandsmeeting oder ein eher lockeres Layout für Teamdiskussionen suchst – die Vorlagen-Community sorgt dafür, dass du für jeden Anlass den passenden Stil findest.
Hier ist eine einfache Vorlage, die du beim nächsten Mal verwenden kannst, wenn du ein Gesprächsprotokoll erstellen musst:
Fazit
Ein Gesprächsprotokoll ist wichtig – schließlich erfasst es die wesentlichen Informationen eines Meetings. Doch das Erstellen und Vorbereiten eines Protokolls muss keine große Herausforderung sein. Wir hoffen, dieser Artikel hilft dir als Einsteiger dabei, effektive Protokolle für dein Unternehmen zu erstellen.
FAQ
Müssen Gesprächsprotokolle genehmigt werden?
Ja. Nach der Erstellung sollten Gesprächsprotokolle von den Teilnehmern oder der Leitung auf Richtigkeit geprüft und genehmigt werden. So stellst du sicher, dass alle mit den Entscheidungen einverstanden sind und wissen, wer für die Weiterverfolgung verantwortlich ist.
Wie schreibt man ein Gesprächsprotokoll?
Viele fragen sich: Wie schreibt man ein Gesprächsprotokoll, das verständlich und nützlich ist? Wichtig ist, die Inhalte klar zu strukturieren: Datum, Teilnehmer, Entscheidungen und nächste Schritte. Konzentriere dich dabei auf die Kernpunkte und nicht auf jedes gesprochene Wort.
Welche häufigen Fehler solltest du beim Verfassen von Gesprächsprotokollen vermeiden?
Schreibe nicht jedes Wort mit, verzichte auf persönliche Meinungen und lass keine wichtigen Maßnahmen aus. Konzentriere dich auf Fakten, Entscheidungen, Fristen und Verantwortlichkeiten. Achte darauf, dass deine Notizen klar, prägnant und leicht lesbar sind.
Wie stellst du sicher, dass deine Gesprächsprotokolle rechtskonform sind?
Halte Entscheidungen korrekt fest, gib Datum, Teilnehmer und wichtige Maßnahmen an und bewahre das Gesprächsprotokoll an einem zugänglichen Ort auf. Halte dich im Zweifelsfall an die Vorlagen und rechtlichen Hinweise deiner Organisation.
