Wie Du das Pareto-Prinzip (die 80/20-Regel) im Verkauf anwendest

Viele Verkaufsteams scheitern nicht, weil sie faul sind. Sie scheitern, weil sie ihre Energie an den falschen Stellen verschwenden. Das Pareto Prinzip, auch bekannt als 80/20 Regel, kann Dir dabei helfen, das zu ändern. Es zeigt Dir, wie Du den Kopf frei behältst, Dich auf das Wichtige konzentrierst und schlauer statt härter arbeitest.

Wenn Du verstehst, welche 20 Prozent Deiner Aufgaben für 80 Prozent der Ergebnisse sorgen, kannst Du Deine Zeit und Energie genau da einsetzen, wo sie wirklich etwas bringen. In diesem Artikel erfährst Du, wie das Pareto-Prinzip im Alltag funktioniert. Und wie ich es nutze, um weniger Leerlauf zu haben und meine Abschlüsse spürbar zu verbessern.

Was ist das Pareto-Prinzip?

Das Pareto Prinzip ist eigentlich ganz einfach: Nicht alles, was Du tust, ist gleich wichtig. Oft sorgt nur ein kleiner Teil Deiner Arbeit für die meisten Ergebnisse. Im Verkauf heißt das meistens: 20 Prozent Deiner Kunden bringen 80 Prozent Deines Umsatzes. Oder 20 Prozent Deiner täglichen Aufgaben führen zu den meisten erfolgreichen Abschlüssen.

Es muss nicht immer genau 80/20 sein. Manchmal ist es eher 70/30 oder 90/10. Aber die Grundidee bleibt gleich: Wenige Dinge machen den größten Unterschied.

Für mich persönlich kam der größte Wandel, als ich aufgehört habe, einfach mehr zu tun, und stattdessen begann, das Richtige zu tun. Das Pareto-Prinzip ist kein Produktivitätstrick. Es ist ein Filter, der Dir hilft, das Wesentliche zu erkennen und Deine Zeit sinnvoll zu nutzen.

Woher kommt das Pareto-Prinzip?

Die Regel wurde zuerst vom italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto beobachtet. Er stellte fest, dass 80 Prozent des Landes in Italien 20 Prozent der Bevölkerung stellten. Später übertrugen Managementdenker dieses Muster auf die Wirtschaft: Verkauf, Produktion und Zeit folgen oft ähnlichen Mustern.

Im Laufe der Zeit entwickelte sich das 80/20-Konzept von einer Beobachtung zu einem praktischen Prinzip. Es ist nicht immer ein perfektes 80/20, aber das Ungleichgewicht bleibt bestehen. Wenige Inputs liefern die meisten Ergebnisse. Im Verkauf macht das Pareto Prinzip nicht nur neugierig – es macht es handlungsfähig.

Wie Du die 80/20-Regel im Verkauf anwendest

Hier ist ein einfacher Schritt-für-Schritt-Workflow, den ich nutze, damit die 80/20-Regel echte Ergebnisse bringt.

Schritt 1: Sammle Deine Rohdaten

Exportiere Deine Umsatz- oder Abschlussdaten der letzten 6 bis 12 Monate. Dein CRM funktioniert, aber auch eine Tabelle reicht. Jede Zeile sollte mindestens enthalten:

• Kundenname oder ID
• Gesamtumsatz oder Abschlusswert
• Leadquelle (z. B. Empfehlung, Kaltakquise, Website)
• Branche oder Segment
• Vertriebsmitarbeiter oder Team
• Produkt- oder Paketart

Oft übersieht man die Meetings und Anrufe, die zu diesen Abschlüssen geführt haben. Genau hier liegt das „Warum“ – warum der Deal zustande kam, warum der Kunde gekauft hat, warum das Gespräch funktioniert hat.

Um mich nicht auf lückenhafte Notizen oder mein Gedächtnis zu verlassen, nutze ich Plaud Note Pro, um wichtige Verkaufsgespräche aufzuzeichnen und zu transkribieren. Jede Zusammenfassung zeigt, wer was gesagt hat, welche Entscheidungen getroffen wurden und welche Einwände aufkamen. So behalte ich den Kontext, selbst bei älteren Abschlüssen.

Schritt 2: Sortieren und visualisieren

Sortiere Deine Kundenliste nach Umsatz von höchst zu niedrig. Berechne anschließend ihren Umsatzanteil am Gesamtumsatz und füge eine kumulative Spalte hinzu. So siehst Du, wie schnell sich der Gesamtwert summiert.

In Excel oder Google Sheets kannst Du ein Diagramm mit zwei Y-Achsen erstellen: Balken für den Rohumsatz und eine Linie für den kumulativen Anteil. Der Punkt, an dem die Linie 80 % erreicht – das sind Deine „wichtigsten Kunden“. Diese treiben Dein Geschäft am stärksten.

Schritt 3: Analysiere Deine 20%

Hier zeigt die 80/20-Regel ihren Wert. Sieh Dir die Top-Kunden an und frage Dich:

• Was haben sie gemeinsam?
• Welches Produkt oder Paket kaufen Sie am häufigsten?
• Welches Team oder welcher Mitarbeiter hat sie abgeschlossen?
• Wie haben sie dich gefunden?
• Wie lange dauerte es, den Deal abzuschließen?

Die Gesprächshistorie wird hier besonders wertvoll. Mit Plaud Note Pro und Ask Plaud habe ich oft wichtige Momente wiedergefunden, die ich zuerst übersehen habe – etwa wenn ein Kunde seinen wichtigsten Entscheidungsfaktor nannte oder ein bestimmter Verkaufsansatz den Deal entschieden hat. Diese Analyse hilft Dir, wiederkehrende Muster zu erkennen, statt nur oberflächliche Merkmale zu sehen.

Schritt 4: Gehe den Ursachen auf den Grund

Jetzt wechselst Du von „wer“ zu „warum“. Gruppiere Deine 20 % nach Verhaltenssignalen oder Prozessmerkmalen:

• Wie schnell hast Du nachgefasst?
• War der Preis frühzeitig klar?
• Waren Erwartungen vom ersten Meeting an abgestimmt?

Du kannst die 80/20-Regel hier sogar wieder anwenden. Oft führen ein paar kleine Fehler – langsame Reaktion, unklare nächste Schritte oder zu viele Produktoptionen – zu den meisten verlorenen Deals.

Ich nutze Meeting-Vorlagen in der Plaud App, um Gespräche besser zu strukturieren – von Discovery bis Pricing. So kann ich später alles vergleichen und schneller erkennen, was funktioniert.

Schritt 5: Setze Erkenntnisse in die Praxis um

Erkenntnisse sind nur nützlich, wenn sie Deine Arbeit verändern. Sobald Du weißt, welche Kunden und Aktionen die besten Ergebnisse liefern:

• Priorisiere diese Kunden mit besserem Service oder schnellerer Nachverfolgung
• Verschiebe Ressourcen auf die Quellen, die die richtigen Leads bringen
• Trainiere Dein Team, erfolgreiche Verkaufsansätze zu wiederholen
• Lass Kundensegmente los, die konstant mehr kosten, als sie bringen

Ich nutze AutoFlow in der Plaud App, um wichtige Erkenntnisse aus Aufzeichnungen direkt per E-Mail an mich und mein Team zu senden. So sehen alle sofort, was funktioniert, und nicht erst Tage später im Transkript.

Wenn Du aufhörst, allem hinterherzujagen, und Dich stattdessen auf die wenigen Dinge konzentrierst, die wirklich etwas bewegen, fühlt sich Deine Pipeline nicht mehr wie ein ewiges Schleppen an. Dann wird das Pareto-Prinzip nicht nur ein Konzept, sondern ein echtes System.

Wie Du Deine Top 20% Kunden erkennst und ihren Erfolg wiederholst

Du hast die 20% gefunden, die dein Geschäft wirklich antreiben. Jetzt geht es darum, mehr von ihnen zu finden – und weniger Zeit mit den falschen Kunden zu verschwenden. Hier zeigt sich die wahre Stärke des Pareto-Prinzips.

Definiere Dein ideales Kundenprofil nach Umsatz und Effizienz

Starte nicht nur mit dem Umsatz. Ein Kunde, der viel bezahlt, aber den Verkaufsprozess endlos in die Länge zieht oder ständig Support braucht, ist kein Gewinn. Hoher Wert zählt nur, wenn er mit wenig Aufwand kommt.

Fokussiere Dich auf Kunden, die:

• Schnell abschließen
• Pünktlich zahlen
• Selten kündigen oder eskalieren
• Kaum Sonderlösungen oder Nachbetreuung brauchen

Wenn Du diese Kunden identifiziert hast, suche nach gemeinsamen Merkmalen wie:

• Branche oder Marktsegment
• Unternehmensgröße oder Teamstruktur
• Kaufhäufigkeit oder Verlängerungszyklen

Viele erfahrene Vertriebsleiter sagen, dass der wirklich ideale Kunde „langweilig“ ist: Er diskutiert nicht über den Preis, hält sich an Deadlines und vertraut dem Prozess. Genau solche Kunden willst Du gewinnen.

Nutze Daten, um Gemeinsamkeiten Deiner besten Kunden zu erkennen

Zahlen machen Dein Kundenprofil greifbar. Starte mit Deiner „Closed-Won“-Liste der letzten 12 Monate und gruppiere Accounts danach, wie sie nach dem Abschluss performt haben. Achte nicht nur auf den Dealwert, sondern auch auf:

• Zeit bis zum Abschluss
• Supportaufwand
• Upsell- oder Verlängerungsrate
• Akquisekanal (Inbound, Empfehlung, Outbound)

So kannst Du Kunden sinnvoll segmentieren:

Ein Vertriebsteam fand heraus, dass die meisten profitablen Kunden über ein Webinar kamen und es innerhalb von 30 Tagen abschlossen. Dieses Muster half ihnen, Outbound-Aktivitäten um 40 % zu reduzieren und die Conversion-Rate in nur einem Monat zu steigern.

Muster wie Verkaufszyklus, Dealgröße oder Produktmix können starke Signale dafür sein, worauf Du Dich künftig konzentrieren solltest.

Vermeide Zeitverlust bei Low-Conversions: Fokussiere Dich auf „Near-ICP“-Leads

Nicht jeder Lead passt perfekt zu Deinem idealen Kundenprofil. Manche kommen ihm aber ziemlich nah – diese sogenannten „Near-ICP“-Kunden sind oft den Aufwand wert. Sie sind vielleicht noch nicht ideal, aber sie bewegen sich schnell, reagieren früh und zeigen echtes Wachstumspotenzial.

Wichtig ist, dass Du keine schwachen Leads aus reiner Hoffnung durch den Funnel schleppst. Sortiere früh aus, wenn Du Warnsignale erkennst wie:

• Wenig Reaktion auf E-Mails oder Anrufe
• Unklare Entscheidungsbefugnis
• Lange Pausen zwischen den nächsten Schritten
• Ständiges Feilschen um den Preis ohne klare Absicht

Ein guter Verkäufer schließt nicht nur Deals ab – er erkennt auch, wann es besser ist, nein zu sagen.

Conclusion

Die meisten Vertriebsteams brauchen nicht noch mehr Tools. Sie brauchen Fokus auf das, was wirklich Ergebnisse bringt. Genau dabei hilft Dir das Pareto-Prinzip. Es gibt Dir eine klare Richtung, damit Du nicht allem hinterherläufst, sondern Dich auf die Deals und Kundinnen und Kunden konzentrierst, die wirklich zählen.

Seit ich die 80/20-Regel anwende, ist mein Prozess viel schlanker geworden. Ich verliere keine Zeit mehr mit Leads, die nicht passen, und widme mich stattdessen den Chancen, die richtig Umsatz bringen. Es geht nicht darum, härter zu arbeiten. Es geht darum, endlich zu wissen, wo es sich lohnt hinzuschauen.

FAQ

Was sind echte Beispiele für die 80/20-Regel?

Apple erwirtschaftet über 80 Prozent seines Umsatzes mit weniger als 20 Prozent der Produkte, vor allem mit dem iPhone. Im Vertrieb läuft es genauso. Ein kleiner Teil der Kundschaft sorgt für den Großteil des Umsatzes.

Was sind typische Fehler bei der Anwendung der 80/20-Regel? 

Viele achten nur auf den Umsatz und vergessen die Kosten, die bei der Betreuung anfallen. Ein weiterer Fehler ist, die Erkenntnisse zwar zu identifizieren, aber dann nicht danach zu handeln.

Wie kann die 80/20-Regel die Produktivität steigern?

Es hilft Dir, Ablenkungen auszublenden und Deine Zeit auf Kundinnen und Kunden, Maßnahmen oder Kanäle zu konzentrieren, die nachweislich kontinuierlich Ergebnisse bringen.